Che cos’è la Information Governance?
La Information Governance (IG) è il processo di gestione delle risorse informative, come i registri delle risorse umane, le informazioni sui clienti, le cartelle cliniche e la proprietà intellettuale. È un processo continuo, non un evento isolato.
La definizione di IG di Gartner è ampiamente accettata:
Gartner definisce la Information Governance come la specificazione dei diritti decisionali e un quadro di responsabilità per garantire un comportamento appropriato nella valutazione, creazione, conservazione, utilizzo, archiviazione ed eliminazione delle informazioni. Comprende i processi, i ruoli, le politiche, gli standard e le metriche che garantiscono l’uso efficace ed efficiente delle informazioni per consentire a un’organizzazione di raggiungere i propri obiettivi.
Elementi di un piano di Information Governance
La creazione di un programma efficace richiede l’implementazione di politiche, processi e tecnologie per la gestione delle informazioni dell’organizzazione durante tutto il suo ciclo di vita. Gli obiettivi primari includono quanto segue:
- Definire chiaramente come gestirai le risorse informative e spiegare le aspettative, le responsabilità e gli standard per i membri del personale che gestiscono le informazioni sulla rete o nel cloud.
- Assicurarsi che le pratiche di gestione delle informazioni soddisfino tutti i requisiti legali, le aspettative delle parti interessate, i requisiti di responsabilità e le esigenze aziendali.
Piuttosto che una singola politica di Information Governance, le organizzazioni normalmente creano molte politiche, come ad esempio:
- Politiche di sicurezza delle informazioni
- Politiche di gestione dei documenti
- Piani di conservazione e smaltimento
- Politiche di archiviazione
- Politiche sulla privacy dei dati
- Politiche relative alle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (TIC).
- Politiche di condivisione delle informazioni
- Politiche di lavoro a distanza
In che modo la Information Governance differisce dalla Data Governance?
Sebbene sia la Information Governance che quella dei dati siano importanti per le organizzazioni e vi sia qualche sovrapposizione tra loro, sono diverse:
La Information Governance è focalizzata sulla gestione del ciclo di vita dei dati. È una disciplina strategica che è responsabilità dei professionisti IG che lavorano insieme alla leadership aziendale e agli altri stakeholder”. Esempi di Information Governance includono il controllo dell’uso delle informazioni personali, la protezione della privacy dei dati e la definizione di programmi di conservazione dei record.
La Data Governance, d’altro canto, riguarda la gestione dei dati per garantirne la disponibilità, l’integrità, l’usabilità e la sicurezza. Le attività di Data Governance includono la gestione dei metadati, l’architettura dei dati, la valutazione del rischio, le operazioni sui dati, l’uso del controllo delle versioni e il controllo della qualità dei dati.
L’applicazione congiunta della Data Governance e della Information Governance può produrre pratiche di gestione delle informazioni che offrono un valore aziendale più elevato.
Perché la Information Governance è importante?
Stabilire un solido programma di Information Governance aiuta le organizzazioni in un’ampia varietà di modi. In particolare, li aiuta a:
- Supportare le esigenze aziendali e gli obiettivi strategici
- Ottenere la conformità normativa ed evita sanzioni
- Prevenire le violazioni dei dati
- Migliorare il ritorno sugli investimenti nella business intelligence aziendale
- Ridurre i costi di archiviazione
- Utilizzare la tecnologia di rilevamento dei documenti (e-discovery).
- Migliorare le capacità di analisi dei dati
- Ottenere il controllo sulla proliferazione dei sistemi e sulle funzioni IT esternalizzate
- Aumentare la consapevolezza dei dipendenti sulle politiche di informazione
Quali normative sono rilevanti per IG?
Molte normative governative e di settore prevedono requisiti relativi alla sicurezza dei dati, alla conservazione dei dati e alla gestione dei record che possono influenzare la tua strategia IG.
Ecco alcune delle leggi più importanti di cui qualsiasi organizzazione che opera negli Stati Uniti deve essere a conoscenza:
- Sarbanes–Oxley Act (SOX) — Un regolamento chiave che standardizza le pratiche di gestione dei record, SOX si applica a tutte le società pubbliche negli Stati Uniti, senza eccezioni. Richiede l’implementazione di controlli sui registri finanziari aziendali e processi di mitigazione del rischio e stabilisce che i registri aziendali debbano essere conservati per almeno cinque anni.
- Legge sulla portabilità e responsabilità dell’assicurazione sanitaria (HIPAA) — L’HIPAA si applica agli operatori sanitari, alle organizzazioni di informazioni sanitarie e ad altri enti e soci in affari coperti che archiviano, trasmettono o gestiscono informazioni sanitarie protette (PHI). Richiede loro di controllare l’accesso alle informazioni sanitarie, fornire audit trail per i sistemi di registrazione elettronica e garantire la riservatezza e la sicurezza delle informazioni sanitarie elettroniche protette (ePHI).
- The Gramm–Leach–Bliley Act (GLBA) — Questo atto impone agli istituti finanziari di proteggere le informazioni personali non pubbliche dei propri clienti. I registri finanziari devono essere adeguatamente protetti e, quando non sono più necessari, devono essere distrutti in modo che i dati non siano accessibili.
- Il Federal Records Act (44 U.S.C. 31) e altri statuti: queste leggi richiedono alle agenzie federali di creare documenti che documentino le loro attività, archiviare documenti per l’archiviazione sicura e un recupero efficiente e smaltire i documenti in modo corretto.
Altre normative che possono influenzare la tua strategia IG includono:
- Legge sulla conformità fiscale dei conti esteri (FATCA)
- Standard per la sicurezza dei dati del settore delle carte di pagamento (PCI-DSS)
- Norme federali di procedura civile
Come Netwrix può aiutarti
Il software di Information Governance di Netwrix aiuta le organizzazioni ad automatizzare la data governance e a ridurre i rischi relativi ai dati. Puoi controllare i dati al momento della creazione o dell’importazione, identificarne il livello di sensibilità e garantire che la tua organizzazione raccolga solo ciò di cui ha bisogno. Inoltre, puoi soddisfare le richieste di accesso degli interessati (DSAR) in modo più efficiente, risparmiando tempo e denaro.
Conclusione
La Information Governance offre vantaggi significativi, soprattutto con la crescita degli archivi dati e l’aumento del controllo normativo. Lo sviluppo e l’implementazione di una solida strategia IG aiuterà la tua organizzazione a mitigare i rischi informatici, garantire la disponibilità dei dati, controllare i costi e affrontare le sfide normative. Prendi in considerazione l’idea di iniziare oggi stesso, prima che la tua organizzazione subisca una violazione, fallisca un audit o affronti una causa legale.
FAQ
Cos’è la Information Governance (IG)?
Una definizione di base della Information Governance è che IG è un insieme di procedure, politiche e tecnologie per la gestione delle informazioni durante tutto il loro ciclo di vita. Ecco due esempi:
- Istituire controlli per limitare l’accesso a informazioni sensibili o regolamentate
- Adottare politiche per smaltire correttamente le informazioni alla fine del loro ciclo di vita
Qual è la differenza tra Data Governance e Information Governance?
La Data Governance e la Information Governance sono simili ma non identiche. La prima si concentra sul mantenimento della qualità, dell’integrità e della disponibilità dei dati. La seconda implica la definizione di politiche e procedure per la gestione delle informazioni durante tutto il loro ciclo di vita.
Perché è importante la Information Governance?
Aiuta le organizzazioni a evitare violazioni dei dati, garantire la conformità alle normative, raggiungere gli obiettivi aziendali e molto altro ancora.
Cos’è un piano di Information Governance?
Copre le politiche, le strategie, le tecnologie e le procedure che un’organizzazione utilizzerà per gestire i propri dati in modo responsabile.
Come può un’organizzazione creare un programma di Information Governance?
Definire politiche e procedure chiare per la gestione delle informazioni come richiesto dalle normative applicabili, formare il personale sulla Information Governance e monitorare il programma per individuare opportunità di miglioramento.
Scarica la prova gratuita: Information Governance Software to Reduce Data Risks
Scarica l’ebook Practical Steps to Establishing Good Information Governance
