Cosa sono i dati ROT?
I dati ROT sono contenuti ridondanti, obsoleti e banali archiviati da un’azienda:
- I dati ridondanti (Redundant data) sono dati duplicati archiviati in più posizioni all’interno dello stesso sistema o su più sistemi. Le reti Intranet contengono spesso una grande quantità di contenuti ridondanti.
- I dati obsoleti (Obsolete Data) sono informazioni errate, incomplete o semplicemente non più in uso o anche dati che sono stati sostituiti da nuove informazioni.
- I dati banali (Trivial Data) sono informazioni che non devono essere conservate. In particolare, le informazioni banali sono contenuti che non contribuiscono alla conoscenza aziendale, alle informazioni aziendali o ai requisiti di conservazione dei dati.
Esempi comuni di dati ridondanti, banali e obsoleti includono:
- Copie duplicate non necessarie delle e-mail.
- Contenuti che non sarebbero soggetti ad uso in una causa legale e che non devono essere conservati per soddisfare regolamenti o requisiti legali.
- Contenuto Web non più accurato.
- Documenti che sono stati sostituiti da nuovi contenuti.
Perché i ROT sono un problema?
Perché si dovrebbe spendere del tempo e risorse per sbarazzarsi dei dati ROT? Perché può contribuire in modo significativo alle sfide della gestione delle informazioni, tra cui:
- Rischi per la sicurezza dei dati: più dati sono presenti nei database e nei file server, più è difficile proteggerli. Eliminare il disordine consente di capire di quali dati si è in possesso e dare la priorità ai propri sforzi di gestione.
- Perdita di produttività: i dipendenti perdono tempo a cercare i dati giusti in mezzo a tutto il disordine o a correggere il lavoro che hanno già svolto utilizzando dati obsoleti.
- Decisioni disinformate: prendere decisioni basate sull’analisi di dati imprecisi può portare a scarsi risultati aziendali.
- Elevati costi di archiviazione: Veritas Global ha stimato che fino al 33% dei dati archiviati dalle organizzazioni nel 2016 erano ridondanti, obsoleti o banali e che un altro 52% erano considerati dati “oscuri”, il cui valore è indeterminato. Veritas ha riferito che la gestione di tutti quei dati entro la fine del 2020 costerà alle organizzazioni di tutto il mondo 3,3 trilioni di dollari. I costi di gestione dei dati sono direttamente correlati alla quantità di dati archiviati.
- Rischi legali: dover ordinare i dati ROT impedisce la capacità di rispondere prontamente e con precisione all’e-discovery legale.
- Rischi di conformità: normative come GDPR e CCPA richiedono un attento monitoraggio e smaltimento delle informazioni di identificazione personale (PII) dei consumatori, nonché una politica sulla privacy che rivela come vengono raccolti, archiviati e smaltiti i dati dei consumatori.
Come possono le organizzazioni gestire i dati ROT?
I seguenti passaggi possono aiutare a ridurre drasticamente la quantità di dati ROT nella propria rete:
- Creare una tassonomia praticabile per i dati. Collaborare con le principali parti interessate per stabilire un set uniforme di definizioni, etichette e raggruppamenti, in modo da poter capire chiaramente quali dati sono presenti.
- Stabilire una politica e una serie di migliori pratiche per la gestione dei dati ROT. Ad esempio, stabilire procedure per eliminare record obsoleti e dati banali.
- Crea un’unica fonte di verità (SSOT) per ogni tipo di informazione. Ciò ridurrà la confusione associata al controllo delle versioni. La versione “corretta” dovrebbe sempre essere quella salvata nella posizione SSOT.
Fermare la diffusione di dati ROT
Stare al passo con la diffusione dei dati ROT è un processo continuo, non un evento occasionale. Investire in un robusto strumento di analisi dei file come il Data Classification di Netwrix, che garantisce un’etichettatura accurata dei dati, aiuta ad automatizzare le attività di gestione delle informazioni critiche e facilita una solida governance delle informazioni basata sulla revisione intelligente dei dati. Di conseguenza, si può:
- Identificare i dati ROT nell’intero ecosistema IT.
- Ridurre il rischio di incidenti di sicurezza e mitigare i costi di un data breach.
- Semplificare le attività di conformità legale e normativa.
- Aumentare la produttività rendendo i dati più facili da trovare.
- Migliorare il processo decisionale con risultati di ricerca accurati.
- Ridurre i costi di archiviazione e gestione dei dati.
